学生工作

学生工作

  • 郑州大学西亚斯国际学院学生档案管理规定
  • 2012-12-03

     

    第一条 为进一步规范我院学生档案管理工作,充分发挥学生档案在日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用,结合我院实际,特制定本规定。

    第二条 学生档案是学生在校期间思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的真实、完整记载,是考察、了解学生在校表现的重要依据。

    第三条 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。

    第四条 本规定适用于取得我院学籍学生的档案管理工作。

     

    第一章 学生档案管理机构及其职责

    第五条 学务处负责在校学生的档案管理工作。

    第六条 学务处档案管理工作职责为:

    (一)学生档案的交接与转递;

    (二)在校学生档案材料的收集、整理及归档;

    (三)在校学生档案的查、借阅;

    (四)因故退学、转学、开除学籍、未报到等学生档案的管理工作;

    (五)其它有关档案管理的事项。

     

    第二章 学生档案的归档内容

    第七条 接收新生档案时,档案中应包括以下材料:

    (一)高中时期的材料,包括高中毕业生登记表、体检表、奖惩材料、党团组织关系等;

    (二)高考材料,包括高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等;

    (三)专升本材料,包括专升本学习推荐表、专升本报名登记表、专升本志愿表。

    因各地高招学生档案管理制度不一致,造成与第一、二、三项规定不符的,由相关单位出具证明。

    第八条 学生在校期间应收集归档的材料包括:

    (一)学生体检表、学生登记表、大学生诚信档案、学生学年(学期)鉴定表、大学生素质拓展登记表、社会实践活动材料等;

    (二)学生的奖惩材料:奖励材料是学生在校期间受到的院级以上的表彰奖励,包括三好学生优秀学生干部” “优秀团员优秀团干以及其他单项奖励材料;处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料;

    (三)国家励志奖学金相关材料;

    (四)助学贷款相关材料;

    (五)正式党员的组织关系材料;

    (六)团组织关系相关材料;

    (七)学籍相关材料,如毕业生学籍卡、学生成绩单等;

    (八)应当归档的其他材料。

    第一、二、三、四项档案材料由学务处负责组织收集归档;第五、六项档案材料由学院党总支、团委负责组织收集归档;第七项档案材料由教务处负责收集归档。

    第九条 单招生档案应从入校时起建立,内容应包括:报名登记表、入学体检表、学生登记表、大学生诚信档案、学生学年(学期)鉴定表、大学生素质拓展登记表、社会实践活动相关材料、奖惩材料等。

     

    第三章 学生档案的收集

    第十条 新录取的学生档案由辅导员统一接收。经核对符合第七条规定的,在新生复查结束后移交至学务处学生档案室,并办理移交手续。

    第十一条 学年结束前,各专业学院、系应以年级、专业、班级为单位,将本学年度形成的有关档案材料进行整理并移交学生档案室归入学生档案。

    第十二条 档案材料应真实、完整、文字清晰,并注明承办单位及时间,档案材料不得涂改。

    应由组织审查盖章的材料,必须加盖有关部门的公章;个人文字材料应有本人签字。

    第十三条 档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写,以便长期保存。

     

    第四章 学生档案的查、借阅

    第十四条 学院组织部门、学生辅导员或其它相关单位因工作需要,需查阅在校学生档案,须持所在单位开具的介绍信或证明,经学务处长批准后,方可办理。

    第十五条 院外的人事部门或其它相关单位因工作需要,需查阅学生档案时,须持有相关单位开具的介绍信或证明,经学务处长批准后,方可办理。

    第十六条 查阅学生档案应不少于两人且在档案室内进行,并履行登记手续。查阅结束后必须立即归还。

    第十七条 查阅学生档案时,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

    查阅档案时,不得擅自复制学生档案材料;确需摘抄、复制的,须经学务处处长批准同意。

    第十八条 学生档案原则上不外借,确因工作需要借出时,应严格履行借出登记手续。借出时间一般不得超过3天,若特殊情况需延期的,应补办借阅手续。

    第十九条 借阅学生档案时,应办理清点手续。归还时,管理人员要逐份核对档案材料。

    第二十条 对查阅、借出的档案,档案工作人员负责督促检查,发现有遗失、损坏、伪造、涂改、擅自销毁等行为的,按《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的相关规定,追究借阅单位或借阅人的相关责任。

    第二十一条 任何人不得查阅、借用本人及直系亲属的档案。

    第二十二条 查、借阅档案时间为每周二、三、四上午8301130,下午200500,周一、五为内部工作时间。

     

    第五章 学生档案的转递

    第二十三条 学生档案原则上不得自带。

    档案自带过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的,由学生本人承担责任。

    第二十四条 学生未报到需退档的,经学院招生主管部门出具相关证明,由档案主管部门将档案退回生源地。

    第二十五条 学生转学的,经教务主管部门出具相关证明,并持本人身份证原件和复印件,到档案主管部门办理相关手续;

    第二十六条 学生退学、被开除学籍的,经教务主管部门出具相关证明,由档案主管部门将其档案退回家庭户籍所在地。

    第二十七条 在校生的档案材料的移交归档工作于每年4月底完成,毕业生档案于每年的520日移交就业指导中心。

    第二十八条 通过机要转递的学生档案,应根据国家机要相关制度的要求填写《机要文件交寄单》;通过其他方式转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》,逾期一个月未收到回执的,档案管理部门要及时催问,以防丢失;对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。《机要文件交寄单》和《档案转递单》回执要妥善保管,以备日后查询。

     

    第六章 学生档案的保密、保管

    第二十九条 档案工作人员必须遵守《档案法》,对档案所涉及的具有内部和保密性质的内容,不得向他人泄露,档案材料不准私自带回家,防止泄密。

    第三十条 每半年对档案的存放、调阅、使用情况进行一次检查,发现意外情况,及时向部门主管领导报告。

    第三十一条 档案工作人员调动工作,要办理清理移交手续。

    第三十二条 档案室清理文件、销毁的档案材料要按有关程序编造销毁清册,报主管领导批准后,送造纸厂销毁,不得私自出售。

    第三十三条 做好库房的安全保卫工作,采取必要措施,做好温湿度控制及防火、防盗、防虫鼠、防光、防尘、防潮工作,防止人为和自然因素对档案的损坏。

    第三十四条 工作人员每天下班前要关好门窗,锁好箱柜,切断电源。

     

     

    第三十五条 本规定自2007121日起生效,原规定同时废止。